Všetci sme zvyknutí na myšlienku, že podnikanie by malo byť ziskové. Výroba produkuje, resp. Obchod niečo predáva. Dizajn inžinierov, technológovia sú v súlade. A tak ďalej. A všetko je zamerané na dosiahnutie zisku.
Zameriavajúc sa na finančné výsledky, často zabúdajú, že podnik má okrem práva na získanie peňazí určité zodpovednosti. Ide predovšetkým o rôzne dane a poplatky. Časom nám ich pripomína necitlivé oko daňového inšpektorátu. Environmentálna bezpečnosť, na ktorú Rospotrebnadzor a súvisiace organizácie nezabudli úplne. Existuje však jeden aspekt, ktorý sa často nespomína. Ale pokiaľ ide o podnikanie, neexistujú žiadne maličkosti. Ide o udržiavanie archívu organizácie. Podľa právnych predpisov Ruskej federácie sa dokumenty musia v závislosti od ich typu uchovávať 3 až 10 (alebo viac) rokov. Napríklad, primárne účtovné záznamy by sa mali uchovávať najmenej 5 rokov; dokumenty vytvorené v priebehu bankových a poisťovacích spoločností - v priemere od 3 do 5 rokov; Dokumenty týkajúce sa priemyselných havárií sa musia uchovávať 45 rokov.
Okrem toho sa podľa archívnych právnych predpisov Ruskej federácie ukladajú v priestoroch archívu niekoľko prísnejšie požiadavky týkajúce sa požiarnej bezpečnosti, teploty, vlhkosti a bezpečnostných podmienok atď. A ak v prípade bežných výrobných a obchodných organizácií malých a stredných podnikov je všetko celkom jednoduché - dokumenty sa ukladajú v účtovníctve v štyroch až piatich skrinkách, potom je pre niektoré ďalšie kategórie organizácií otázka archivácie pomerne naliehavá. V prvom rade hovoríme o bankách (a iných investičných a finančných štruktúrach), ako aj o poisťovniach. Ich hlavný rozdiel spočíva v tom, že objem pracovných postupov je stokrát a tisícky krát väčší ako obchodné alebo výrobné organizácie. A to je na pozadí nedostatku voľného priestoru: banky a poisťovacie spoločnosti sa usilujú usadiť v prestížnych obchodných centrách alebo v detašovaných budovách s dobrou premávkou. A to znamená vysokú nájomnú sadzbu. To znamená, že to znamená želanie manažérov maximálne efektívne využívať dostupný priestor, čo, ako chápeme, neznamená vybavenie priestrannej a správne vybavenej archívnej miestnosti. Archívy týchto organizácií navyše obsahujú informácie, ktorých úniky pre nich znamenajú vážne problémy - čísla účtov, údaje z plastových kariet, peňažné toky zákazníkov atď.
Bol to úvod. V hlavnej časti sa budeme baviť o tom, ako presne môžete zarobiť peniaze, a to od skutočnosti, že od roku 2011 majú dozorné služby zvýšený záujem o dodržiavanie štandardov archivácie dokumentácie.
Berieme to ako axióm, že vybaviť miestnosť, ktorá spĺňa všetky normy a požiadavky, udržiavať aspoň jedného archivára na zamestnancoch - to je pre vyššie uvedené organizácie absolútne zbytočné bolesti hlavy. Je oveľa ľahšie zadať toto „šťastie“. V skutočnosti tu je - príležitosť zarobiť si peniaze: súkromné archívne úložisko.
Trh s týmto typom služieb v Rusku je zatiaľ nasledujúci. V skutočnosti existujú len dvaja hráči, ktorí sa špecializujú na tento typ služieb - sú to zahraničné spoločnosti so serióznym know-how, ako aj skladovacie zariadenia vo všetkých regionálnych centrách krajiny. Poskytujú celý rad služieb, ako napríklad:
- bezpečné archívne uloženie mimo pracoviska (na papierovom aj elektronickom nosiči);
- spracovanie archívnych údajov;
- poskytovanie vzdialeného prístupu k archívu;
- prenos na elektronické médiá;
- overené zničenie dokumentov.
Tento prístup je pomerne vážny, ale v skutočnosti je väčšina ponúkaných služieb zaujímavá len pre niektorých. Náklady sú relatívne vysoké, pretože spoločnosti musia udržiavať veľký personál vrátane administratívnych a riadiacich pracovníkov plus prémia za dobré meno. Ale o tom viac neskôr.
Skladovacie služby mimo sídla ponúkajú aj regionálne spoločnosti, ktoré sa špecializujú na úschovu všetkého v jednom rade. V tomto prípade nie je potrebné hovoriť o žiadnom druhu ochrany údajov pred možným únikom. Informácie o usadeninách môžu ľahko skončiť na tej istej polici so sadou zimných pneumatík alebo koša zo skrine starej mamy, čo je škoda vyhodiť zo sentimentality.
Aký je výsledok? Dostatok priestoru pre kompetentne organizované aktivity na bezpečné uloženie archívov. Musíme sa vysporiadať so špecializovanými spoločnosťami, sklady pre úschovu neberieme vážne. Svoje skúsenosti a šírku rozsahu služieb môžete kontrastovať s dostupnými nákladmi vďaka užšej špecializácii, a tým aj zníženiu počtu zamestnancov a technologických procesov.
Najpopulárnejšími službami v praxi sú bezpečné archivácie a ničenie dokumentov mimo pracoviska. Vyhľadávania, ako je ukladanie záložných kópií servera na magnetické kazety (ktoré, mimochodom, predpokladá samostatnú magneticky chránenú miestnosť) alebo cloudový prístup k digitálnej verzii archívu, ako sme už povedali, sú zaujímavé len pre niekoľko spoločností. Certifikovaná likvidácia má však aj jednu nuanciu - náklady na nový priemyselný drvič začínajú na 2, 5 milióna rubľov; doba návratnosti je dlhá. Ak teda nemáte možnosť kúpiť použité zariadenie za primeranú cenu, stojí za to premýšľať o neoverenom zničení. Ako - povie fantáziu.
Poďme zistiť, čo sa myslí zabezpečeným úložiskom. Okrem splnenia požiadaviek na priestory (teplota a vlhkosť, osvetlenie, protipožiarna ochrana), tj pred faktormi, ktoré by mohli viesť k fyzickému zničeniu dokumentov, je tiež potrebné chrániť pred únikom utajovaných skutočností. Izba by mala mať nepretržitú bezpečnosť, prístup do miestnosti - iba pre obmedzený okruh zodpovedných osôb. Plus množstvo špeciálnych udalostí, o ktorých budeme hovoriť nižšie.
Archivačná jednotka je archívna krabica vyrobená z nepremokavej lepenky, obsahujúca 5 hrubých zložiek na papiernictvo. Krabice sú umiestnené na policiach s očíslovanými úložnými priestormi. Aby sa zaistila väčšia bezpečnosť, každé pole dostane jedinečný čiarový kód (informácie o vlastníkovi sa neuplatňujú na samotné pole) a číslo sa vloží do databázy. Skladovacie miesto pre škatuľu nie je pevné, ale na poličkách dochádza k pravidelnej rotácii škatúľ. Preto je možné presne zistiť, kde sa nachádza zákaznícka schránka „N“, kontaktovaním účtovného systému skladu, ku ktorému by mal mať prístup dvaja alebo traja operátori s vysokou úrovňou prístupu. Na žiadosť klienta možno potrebnú krabicu odobrať a doručiť do kancelárie.
Služba na zničenie pamäťového média sa vykonáva po stanovenej dobe uchovávania dokumentov. Vyrába sa drvením papiera pomocou priemyselného drviča, ktorý má osvedčenie určitého typu, čo potvrdzuje nemožnosť obnovenia zničeného dokumentu. Zničenie sa môže vykonať tak v prítomnosti zástupcu zákazníka, ako aj s vytvorením videozáznamu procesu, ako aj vydaním aktu o zničení.
Zvážte náklady na organizáciu archívu. Pre regionálne centrum bude stačiť priestor 350 metrov štvorcových. m. s výškou stropu najmenej 6 m, kde sa bude nachádzať samotný obchod, ako aj kancelária s operátormi, obchodné oddelenie atď. Z požiadaviek na izbu: bezprašná podlaha, kúrenie, prítomnosť správne fungujúceho aktívneho vetrania. Náklady na skladovacie priestory v dnešných regiónoch sú v priemere 300 rubľov. Celkové náklady na prenájom skladu budú 105 000 rubľov mesačne.
Vybavenie skladu práškom (nie vodou!) Hasiace a prístupové kontrolné systémy budú stáť asi 500 tisíc rubľov. Cena sa však počíta individuálne a závisí od mnohých faktorov, takže pomenovaný údaj sa môže mierne zmeniť na menšiu stranu alebo neobmedzene na väčšiu stranu.
Na uskladnenie škatúľ sa používajú viacvrstvové predné regály, ktoré sa zvyčajne vyrábajú na zákazku, pričom sa zohľadňujú vlastnosti miestnosti. Na výpočet požadovaného počtu miest je potrebné určiť schopnosti obchodného oddelenia - koľko úložných jednotiek môžeme získať ako zmluvy počas prvého roka. Realistické hodnotenie všetkých možností, môžeme hovoriť o 3000 košov v prvom roku. Pochopiť - pobočka poisťovne v strednom veku, ktorá pôsobí v regióne približne 5 rokov, môže vkladať jednorazovo od 150 do 200 krabíc; Mesačne sa pridajú ďalšie 2-3 nové polia. Preto nám stačí prvý rok uzavrieť zmluvy s 20 organizáciami. Plán je celkom realizovateľný. Zostáva vypočítať počet sedadiel (alebo inak buniek) na policiach. Na jednu paletu sa zmestí 15 krabíc; dostaneme 200 úložných miest pre prvý rok práce; pri cene 500 rubľov na sedadlo bude rozpočet na výrobu policových regálov 100 000 rubľov. Ďalším je ročná expanzia skladového fondu v závislosti od tempa rastu tržieb.
Na manipuláciu s palietami je potrebný nízkozdvižný vozík (druh nakladača). Vzhľadom na to, že na to nie je príliš veľké zaťaženie, je vhodné zastaviť výber na použitom stroji. Jeho cena bude závisieť od vybranej výšky skladu - čím vyšší je regál, tým drahšie je vysokozdvižný vozík. Priemerné náklady na takýto nakladač vo výške 6 m budú približne 300 000 rubľov.
Softvér na správu skladov a pár terminálov na zber údajov (na čítanie čiarových kódov na škatuliach) sa uvoľnia v približne 200 - 250 000 rubľoch. Vybavte kancelárske priestory archívom - ďalších 200 000.
Krabice musia byť doručené z klienta do archívu a na požiadanie z archívu do klienta. Na to potrebujeme auto. Urobí to kompaktná dodávka ako Fiat Doblo alebo Škoda Roomster. Ak chcete, môžete sa obmedziť na Lada Largus. V každom prípade je rozpočet na autá asi 300 000 rubľov.
Od personálu v prvej fáze budeme potrebovať: 2 nakladače (je možná kombinácia s funkciou vodiča), 1 prevádzkovateľ skladu (možná je kombinácia s funkciou nakladača), 2 manažéri predaja. Môžeme mať outsourcing strážcu a účtovníka. Mzdový fond tak bude dosahovať 100 - 120 tisíc rubľov mesačne.
Pri registrácii firmy sú možné nuansy. Výber právnej formy nie je v tomto prípade zásadný. Klasifikátor OKVED je dôležitý. V prípade, že zvolíme „Knižničné a archívne služby“, bude potrebné získať licenciu od Štátneho archívu na „popis, uchovávanie a reštaurovanie archívnych dokumentov“. Postup nie je taký zložitý a nákladný, ale stále si vyžaduje čas na určité schválenia. Ak sme pripravení obmedziť sa len na ukladanie dát a nerozširovať zoznam služieb o digitalizáciu, popis archívov a iné podobné veci, môžeme sa zaregistrovať ako úschovňa.
Sčítaním nákladov dostaneme nasledujúce čísla. Investície do otvorenia sú relatívne veľké - približne 1, 5 milióna rubľov. Plus pracovný kapitál - 300 - 350 tisíc. Mesačné náklady - nájom a plat - 220 tisíc rubľov; sem pridajte účty za elektrinu, palivo a mazivá, mobilnú komunikáciu pre manažérov predaja a získajte 300 000 rubľov mesačne.
Aby sme pochopili, koľko môžeme v tomto podniku zarobiť, vypracujeme plán predaja. Pamätajte, že priemerný klient v budúcnosti prináša mesačne 150 krabíc a 2 krabičky mesačne. Plán prvého ročníka príťažlivosti - 20 zákazníkov; v druhej - 30; v treťom - 40. Pri priemerných nákladoch na skladovanie boxu na veľkých hráčoch na trhu od 30 rubľov za mesiac, môžeme ponúknuť (ak sú finančné rezervy počas prvých troch rokov) náklady na skladovanie 20 rubľov. Takýto rozdiel v cene bude viac ako pokryť absenciu krásneho znaku a veľkého mena. Okrem toho môžete zarobiť peniaze na súvisiace služby: balenie a dodávka škatúľ do obchodu, vyskladnenie zo skladu a doručenie klientovi atď.
Bez ďalších služieb bude rozpočtový deficit v prvom roku prevádzky predstavovať 2 880 000 rubľov; v druhom - 1 680 000; v treťom roku spoločnosť dosiahne zlom. Potom spoločnosť získa konštantný pasívny príjem zo zvýšenia počtu schránok existujúcich zákazníkov, ktorý bude navyše každý mesiac rásť, a to aj bez neustálej pozitívnej dynamiky získavania nových zákazníkov. Do piatich alebo šiestich rokov od fungovania organizácie môžu zisky dosiahnuť 150 000 rubľov mesačne alebo viac.
Všetky čísla, ktoré sme dostali, naznačili (transparentne): vytvorenie bezpečného archívu nie je ľahká úloha, predovšetkým kvôli veľkým investíciám a značnej dobe návratnosti. Avšak vzhľadom na relatívnu jednoduchosť organizácie, nedostatok úzkej konkurencie a pomerne vysoké zisky z dlhodobého hľadiska, najmä kvôli neustále rastúcemu pasívnemu príjmu, je potrebné tomuto smeru venovať pozornosť.
Denis Miroshnichenko
(c) www.clogicsecure.com - portál pre podnikateľské plány a príručky pre malé podniky
08/18/2019